Als organisator van een event is het belangrijk dat je bepaalde vooropgestelde richtlijnen goed in het achterhoofd houdt. Een kleine bloemlezing met 5 praktische tips hoe je best de samenwerking met een hostessenbureau op een uitgekiende geplande professionele manier voorbereidt:
1. Zorg voor een heldere briefing
Een weldoordachte briefing naar het hostessenbureau toe, wordt vaak over het hoofd gezien. Nochtans kan je best een welomlijnde en afgebakende taakomschrijving maken. Ook zal je een duidelijk profiel van de gastvrouw moeten opstellen. Een hostess inhuren zal moeten beantwoorden aan bepaalde randvoorwaarden die jij wellicht voor ogen hebt. Denk maar bijvoorbeeld aan de ervaring die de beoogde hostess heeft. Als opdrachtgever zal je daarnaast ter plaatse heel duidelijk moeten zijn in de communicatie naar de verschillende hostessen toe. Wees heel helder welke verwachtingen je hebt. Ook qua attitude.
2. Wacht niet tot het laatste ogenblik om hostessen in te huren
Een veelgemaakte fout die ondernemingen maken, is dat ze heel lang wachten om een hostessenbureau in te schakelen. Bij sommigen wordt dit pas gedaan enkele dagen voor dat het evenement plaatsvindt. De reden waarom zolang wordt getalmd, heeft te maken met het feit dat pas op het laatste ogenblik het aantal uitgenodigde en verwachte bezoekers definitief bekend geraakt. Nochtans is het beter iets langer op voorhand te reserveren. Onderhandel met het hostessenbureau om eventueel in laatste instantie nog enkele kleine wijzigingen te mogen doorvoeren zoals het aantal hostessen. Een andere reden waarom je best niet zo lang wacht om een hostessenbureau te contacteren, heeft te maken dat je het risico loopt dat ‘tophostessen’ al staan ingepland bij een andere opdrachtgever.
3. Looks zijn minder belangrijk dan gedrag
Een voorkomen met klasse staat buiten kijf wanneer je in zee gaat met een hostessenbureau. Een kleine hint: rekruteer en beoordeel niet alleen maar op basis van schoonheid. Een professionele spontane hostess met de perfecte attitude is veel waardevoller als uithangboord voor je bedrijf. Het spreekt voor zich dat een verzorgd voorkomen met de juiste looks een belangrijke troef is, maar de gedragshouding is even belangrijk voor het imago van een onderneming.
4. Maak je voorkeuren bekend
Deins niet terug als je in het verleden al een aangename samenwerking achter de rug had met bepaalde hosts of hostessen en dat je voor het volgende geplande evenement opnieuw beroep wil doen op dezelfde personen. Die specifieke voorkeur hoef je niet onder stoelen of banken te steken. Elk hostessenbureau streeft er immers naar om een lange termijn klantenrelatie op te bouwen.
5. Kies enkel gerenommeerde hostessenbureaus uit
Als je de voorkeur geeft om met een gerenommeerd hostessenbureau samen te werken, beschik je automatisch ook over een uitgebreide database waar je uit selecteert. Op deze manier weet je dat een gastvrouw die op je verlanglijstje staat – maar door onvoorziene omstandigheden afhaakt – volwaardig kan worden vervangen. Bovendien zijn de hostessen verzekerd en officieel ingeschreven.
Aan welke eisen moeten hosts en hostessen voldoen?
Een hostess inhuren heeft als doelstelling om bezoekers en genode gasten een uitstekend gevoel te geven. Maar over welke competenties moet je beschikken om de juiste profielschets te hebben. Even de belangrijkste voorwaarden op een rijtje zetten:
- Eerst en vooral een verzorgd voorkomen en uiterlijk
- Gastrvrijheid straalt van je af
- In alle omstandigheden ben je representatief
- Je beoefent je taak altijd met een eeuwige glimlach uit
- Last van stress heb je nauwelijks
- Een praatje maken op een spontane manier met iemand is een bijkomende kwaliteit
Welke taken voeren hostessen vaak uit?
Als je beroep wil doen op een hostessenbureau, kunnen heel wat uiteenlopende taken worden uitgevoerd. De functies zijn onder andere:
- Gastvrouwen verwelkomen, registreren en begroeten de bezoekers bij uiteenlopende activiteiten
- Hostessen geven uitgebreid tekst en uitleg aan de gasten of genodigden
- De kernopdracht is dat ze het aanspreekpunt bij uitstek zijn van de organisator
- Zij houden alles goed in het oog en monitoren de gedragingen van het publiek. Om alles in goede banen te leiden worden soms correcties uitgevoerd
- Bandjes controleren en toegangskaarten scannen behoort onder andere tot één van de takenpakketten
- Informatie verstrekken aan de bezoekers over de onderneming of evenement
Wat maakt het vak van hostessen zo boeiend?
Het werk- en takengebied van hostessen spreekt bij heel jonge mannen en vrouwen tot de verbeelding. De hoofdredenen waarom professionele hostessen deze ‘challenge’ aangaan heeft te maken met volgende parameters:
- Verveling staat niet in het woordenboek
- De hoofdreden waarom hostessen voor een half-time of fulltime job kiezen, heeft vooral te maken dat verveling nooit toeslaat. Geen dag is hetzelfde en de evenementen verschillen van elkaar. Dit maakt dat je je altijd heel flexibel moet opstellen.
- Je komt op verschillende plaatsen
In vele gevallen kom je op plaatsen in Nederland en België waar je anders misschien nooit zou komen. Voor de doorgewinterde professionele hostessen liggen andere Europese landen aan hun voeten, afhankelijk of je werkt voor een internationaal bedrijf of multinational. Het spreken van verschillende talen is hierbij een groot pluspunt.
- Het ontmoeten van toffe mensen
Je hebt de kans om toffe evenementen en mensen te leren kennen, die iemand anders nooit zou kunnen ontmoeten. Dit kan gaan van politici, invloedrijke zakenmensen of zelfs wereldberoemde artiesten.
- Het staat goed voor je CV
Heel veel studenten schrijven zich in bij een hostessenbureau omdat het een leuke bijbaan is. Op deze manier worden niet alleen de kosten van de studies gedeeltelijk gedekt, maar het staat ook uitstekend op je CV als je later gaat solliciteren.
De charismatische uitstraling van hostessen
Hosts en hostessen inschakelen bij bepaalde evenementen, kunnen dat tikkeltje charisma uitstralen wat je evenement precies nodig heeft. Zij bieden een extra meerwaarde waardoor je brand of product er voor de buitenwereld fantastisch uitziet. De gastdames op een bepaald evenement komen onberispelijk voor de dag, werken heel graag met een dresscode en zijn een stijlvolle gids om ertoe bij te dragen dat alles op die dag er glamourachtig uitziet.
Conclusie
Je kan er niet omheen, maar hostessen of modellen tillen je merk of product sowieso naar een hoger level door de looks en de uitstraling. Hospitality staat hoog in het vaandel geschreven. Zij fungeren als eyecatchers tijdens het evenement. De immer aanwezige stralende lach maakt het plaatje compleet. De perfecte match nastreven tussen het gezicht en je merk, aangevuld met de nodige professionele ervaring maakt dat hostessenbureaus het evenement van een onderneming een boost geven. Zij geven precies die extra uitstraling die de bezoekers je onderneming over de lijn trekt. Een hostessenbureau is meer dan enkel maar een verzameling van mooie aantrekkelijke snoetjes.